Es solo un correo electrónico… y, sin embargo, estas sencillas formas de comunicación pueden servir para transmitir mucho más que simplemente confirmar la fecha y hora de la reserva. Cuando se optimizan, los correos electrónicos de confirmación pueden generar conciencia, reducir las tasas de no presentación, promover ventas adicionales y mejorar la experiencia general del visitante.
Primero examinemos qué son los correos electrónicos de reservas de restaurantes y por qué son importantes.
¿Cuál es el objetivo principal de un correo electrónico de confirmación?
Como su nombre lo indica, el objetivo principal de un correo electrónico de confirmación es asegurarle a su huésped que se ha recibido su reserva. Cuanto antes reciban la confirmación, mejor. El correo electrónico debe contener el nombre del huésped, la fecha de la reserva, la hora y el número total de invitados y posiblemente también información sobre el área de comedor preferida del huésped. También puede incluir detalles sobre la dirección del restaurante, un número de teléfono al que llamar y opciones para modificar o cancelar una reserva.
No solo para confirmación
Los correos electrónicos de confirmación se encuentran entre las herramientas menos utilizadas del sector hotelero. Estos pequeños y pequeños correos electrónicos pueden respaldar las operaciones eficientes de los restaurantes y aumentar los ingresos. He aquí un vistazo a cómo.
Corregir cualquier error en la reserva.
Los errores son inevitables cuando las reservas se realizan por teléfono, pero también es posible que el cliente cometa errores al reservar en línea. Un clic incorrecto puede significar que reserve una mesa para el horario de las 9:00 p. m. en lugar de las 7:00 p. m. o que reserve para la cantidad incorrecta de personas.
Cuando los clientes reciben una pronta confirmación de una reserva por correo electrónico, pueden asegurarse de que la reserva que solicitaron es la que pretendían hacer. Simplemente respondiendo al correo electrónico o haciendo clic en un botón en el correo electrónico de confirmación, pueden corregir fácilmente el error modificando la reserva en línea.
Comunica las políticas de tu restaurante
Aproveche la oportunidad para informar a sus invitados sobre los términos y condiciones especiales de reserva. ¿Sólo sirve el desayuno hasta las 11:00 o quizás sólo sirve pizza después de las 19:00? Puedes añadir todo esto a tu correo electrónico de reserva para que los huéspedes estén preparados y no tengan que lidiar con ningún disgusto o decepción.
Esto también es importante para indicar las duraciones de las tablas. Quizás la duración de una mesa solo esté establecida para espacios máximos de 2 horas. Informe a los clientes que es posible que pueda acomodar espacios más largos para reservas más grandes.
Reducir las ausencias
Lo entendemos: la vida es ajetreada, los planes cambian y es fácil para los comensales olvidarse del increíble restaurante que reservaron hace unas semanas. Pero con un seguimiento rápido del mensaje de confirmación, enviado el día de la reserva, puede recordar a los huéspedes que respeten sus reservas, dejándoles tranquilos de que la mesa todavía está asegurada.
Este correo electrónico de seguimiento también les brinda la oportunidad de cancelar o modificar su reserva si las cosas cambian. Cuanto más temprano envíe el correo electrónico de recordatorio, más posibilidades tendrá de llenar el espacio con otra reserva en caso de que decidan cancelar.
Mejor preparado para servir
Saber el número exacto de personas confirmadas para cenar en un día determinado le permite prepararse mejor para el servicio. Esto incluye asignar la cantidad de personal necesario en la cocina y el frente de la casa, así como también darle una indicación sobre las cantidades de alimentos a preparar.
Además, cuando su sistema de reservas y la información de sus huéspedes están integrados, los servidores pueden acceder a los perfiles de los huéspedes y brindar un servicio más personalizado recomendando elementos del menú que cumplan con las restricciones dietéticas del cliente.
Vender más, vender más, vender más
Aproveche la oportunidad de promocionar otras ofertas de productos entre sus invitados antes de su visita. Ofrezca mejoras a los menús fijos prepago, por ejemplo, o la opción de celebrar una ocasión especial con una botella de champán.
Reforzar su marca y la relación con el cliente
Los correos electrónicos de confirmación de reserva ayudan a los clientes a recordar su restaurante y lo mantienen en lo más alto de sus mentes. Al incluir enlaces a sus perfiles de redes sociales, también puede reforzar su marca y alentar a los visitantes a seguirlo en las redes sociales.
Manténgalos interesados en su negocio después de que hayan recibido su correo electrónico de confirmación. Deje claro a sus visitantes que compartirá contenido exclusivo y ofertas en sus cuentas de redes sociales en el futuro.
Qué incluir en tu correo electrónico
Recuerde, el objetivo de un correo electrónico de confirmación de reserva es brindar a los clientes información clara y precisa y, al mismo tiempo, transmitir la profesionalidad y hospitalidad de su restaurante.
Qué incluir en tu correo electrónico:
Línea de asunto clara: comience su correo electrónico con una línea de asunto concisa e informativa, como “Confirmación de reserva: [Nombre del restaurante], [Fecha], [Hora]”.
Saludo cordial: comience el correo electrónico con un saludo amigable y personalizado, dirigiéndose al cliente por su nombre si es posible.
Detalles de confirmación: incluya la información necesaria, como la fecha, la hora y el número de invitados en su grupo.
Solicitudes especiales: si el cliente realizó alguna solicitud especial durante el proceso de reserva, reconózcala en el correo electrónico y asegúrele que hará todo lo posible para satisfacer sus necesidades.
Información del restaurante: proporcione detalles importantes sobre su restaurante, incluida la dirección, la información de contacto y cualquier instrucción o directriz específica que los clientes deban conocer (por ejemplo, código de vestimenta, arreglos de estacionamiento).
Política de cancelación: comunique claramente la política de cancelación de su restaurante, incluidas las tarifas o plazos que se apliquen. Esto ayuda a gestionar las expectativas y garantiza que los clientes sean conscientes de las consecuencias de cancelar o no presentarse a su reserva.
Información de contacto: proporcione una manera fácil para que los clientes se comuniquen con usted si tienen más preguntas o necesitan realizar cambios en su reserva. Asegúrese de responder con prontitud y profesionalidad a cualquier consulta.
Recordatorios de ventas adicionales: si su restaurante ofrece servicios o comodidades adicionales, como valet parking, música en vivo o promociones especiales, menciónelos brevemente en el correo electrónico como una forma de mejorar la experiencia del cliente y animarlo a explorar más.
Cierre cortés: finalice el correo electrónico con un cierre cortés y amigable, como “Esperamos poder servirle” o “Estamos ansiosos por verlo”. Agrega el nombre de tu restaurante y, si corresponde, una firma digital de un gerente o propietario.
Sea puntual: Debe pasar el menor tiempo posible desde que su huésped realiza su reserva y el momento en que recibe su confirmación por correo electrónico. Cuanto antes reciba su invitado un correo electrónico de confirmación, mejor.
Compatible con dispositivos móviles: dado que la gran mayoría de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles, es importante asegurarse de que sus correos electrónicos de confirmación respondan a los dispositivos móviles.
Seguimiento: no olvide enviar un correo electrónico de seguimiento más cerca de la fecha de la reserva de su huésped, idealmente el mismo día de la reserva. Esto disuade a los visitantes de no presentarse y permite a sus visitantes la flexibilidad de cambiar sus reservas.
No te quedes sin tus cancelaciones
Siga comunicándose con sus reservas canceladas. ¿Quizás quieran volver a reservar otro día? Consulte con ellos para estar en lo más alto de su mente, mantenga a esos visitantes en su lista de marketing por correo electrónico (con su consentimiento) y envíeles correos electrónicos promocionales o boletines informativos para los próximos eventos.
Atraiga a nuevos clientes para que sigan viniendo
Envíe correos electrónicos de agradecimiento después de la visita de sus invitados, solicitando comentarios. Con las reseñas posteriores a las comidas, puede pedir rápidamente a los comensales que califiquen su restaurante y dejen una reseña. Si un huésped expresa su insatisfacción, haga un seguimiento inmediato para solucionarlo. Esta es su oportunidad de convertir a invitados ocasionales en devotos clientes habituales.
¡Ahí lo tienes! No subestimes la importancia del humilde correo electrónico. Tableo incluye plantillas de correo electrónico automatizadas y recordatorios de seguimiento diarios. Póngase en contacto si desea obtener más información.
Ebook de Gestión de Restaurantes Sin Estrés
¡Aprende cómo ahorrar tiempo, reducir el estrés y llenar tu restaurante mientras duermes!
As the Marketing Manager at Tableo, Tamara brings over 25 years of experience in software marketing to the table. Always keen to keep up with the latest tech, she's got a knack for spotting trends and fine-tuning marketing strategies. When she’s off the clock, you’ll find her exploring new restaurants and indulging her love for great food in exotic locations.
