È solo un’e-mail… eppure queste semplici forme di comunicazione possono servire a trasmettere molto di più che fornire semplicemente la conferma dell’ora e della data della prenotazione. Se ottimizzate, le e-mail di conferma possono aumentare la notorietà, ridurre i tassi di mancata presentazione, promuovere l’upselling e migliorare l’esperienza complessiva dei visitatori.
Esaminiamo innanzitutto cosa sono le email di prenotazione dei ristoranti e perché sono importanti.
Qual è lo scopo principale di un’e-mail di conferma?
Come suggerisce il nome, lo scopo principale di un’e-mail di conferma è rassicurare il tuo ospite che la sua prenotazione è stata ricevuta. Prima ricevono la conferma, meglio è. L’e-mail deve contenere il nome dell’ospite, la data della prenotazione, l’ora e il numero totale degli ospiti ed eventualmente anche informazioni sulla zona pranzo preferita dall’ospite. Può anche includere dettagli sull’indirizzo del ristorante, un numero di telefono da chiamare e le opzioni per modificare o cancellare una prenotazione.
Non solo per conferma
Le e-mail di conferma sono tra gli strumenti più sottoutilizzati del settore dell’ospitalità. Queste piccole e graziose e-mail possono supportare operazioni efficienti del ristorante e aumentare le entrate. Ecco uno sguardo a come.
Correggi eventuali errori nella prenotazione
Gli errori sono inevitabili quando si prenota telefonicamente, ma è anche possibile che il cliente commetta errori quando prenota online. Un clic errato può significare che prenoti un tavolo per la fascia oraria delle 21:00 invece che per le 19:00 o che prenoti per il numero sbagliato di persone.
Quando i clienti ricevono la conferma tempestiva di una prenotazione via e-mail, possono assicurarsi che la prenotazione richiesta sia quella che intendevano effettuare. Semplicemente rispondendo all’e-mail o facendo clic su un pulsante nell’e-mail di conferma, possono facilmente correggere l’errore modificando la prenotazione online.
Comunica le politiche del tuo ristorante
Cogli l’occasione per informare i tuoi ospiti di eventuali termini e condizioni speciali di prenotazione. Servi la colazione solo fino alle 11 o forse la pizza solo dopo le 19? Puoi aggiungere tutto questo alla tua email di prenotazione affinché gli ospiti siano preparati e non debbano affrontare spiacevoli o delusioni.
Questo è importante anche per indicare la durata della tabella. Forse la durata di un tavolo è impostata solo per intervalli massimi di 2 ore. Fai sapere ai clienti che potresti essere in grado di accogliere orari più lunghi per prenotazioni più grandi.
Riduci le mancate presentazioni
Lo capiamo: la vita è frenetica, i piani cambiano ed è facile per i commensali dimenticare il fantastico ristorante che hanno prenotato qualche settimana fa. Ma con un rapido follow-up al messaggio di conferma, inviato il giorno della prenotazione, puoi ricordare agli ospiti di onorare la loro prenotazione, tranquillizzandoli sul fatto che il tavolo è ancora assicurato.
Questa email di follow-up dà loro anche la possibilità di cancellare o modificare la prenotazione qualora le cose cambiassero. Quanto prima invii l’e-mail di promemoria nel corso della giornata, maggiori saranno le possibilità di riempire lo spazio con un’altra prenotazione nel caso in cui si scelga di annullare.
Meglio preparati a servire
Conoscere il numero esatto di persone confermate a cena in un dato giorno, consente di prepararsi al meglio per il servizio. Ciò include l’assegnazione del numero di personale necessario in cucina e in sala, oltre a darti un’indicazione sulla quantità di cibo da preparare.
Inoltre, quando il tuo sistema di prenotazione e le informazioni dettagliate sugli ospiti sono integrati, i server possono accedere ai profili degli ospiti e fornire un servizio più personalizzato consigliando voci di menu che soddisfano le restrizioni dietetiche del cliente.
Upsell, upsell, upsell
Cogli l’opportunità di promuovere altre offerte di prodotti ai tuoi ospiti prima della loro visita. Offri upgrade a menu fissi prepagati, ad esempio, o la possibilità di festeggiare un’occasione speciale con una bottiglia di champagne.
Rafforza il tuo marchio e il rapporto con i clienti
Le e-mail di conferma della prenotazione aiutano i clienti a ricordare il tuo ristorante, mantenendolo in cima alle loro menti. Includendo collegamenti ai tuoi profili sui social media puoi anche rafforzare il tuo marchio e incoraggiare i visitatori a seguirti sui social media.
Mantieni il loro interesse nella tua attività dopo che hanno ricevuto l’e-mail di conferma. Rendi chiaro ai tuoi visitatori che in futuro condividerai contenuti e offerte esclusivi sui tuoi account di social media.
Cosa includere nella tua email
Ricorda, l’obiettivo di un’e-mail di conferma della prenotazione è fornire ai clienti informazioni chiare e precise trasmettendo allo stesso tempo la professionalità e l’ospitalità del tuo ristorante.
Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente:
Oggetto chiaro: inizia la tua email con un oggetto conciso e informativo, ad esempio “Conferma della prenotazione: [Nome del ristorante], [Data], [Ora]”.
Saluto caloroso: inizia l’e-mail con un saluto amichevole e personalizzato, rivolgendoti al cliente per nome, se possibile.
Dettagli di conferma: includi le informazioni necessarie, come la data, l’ora e il numero di ospiti del gruppo.
Richieste speciali: se il cliente ha effettuato richieste speciali durante il processo di prenotazione, confermale nell’e-mail e assicurati al cliente che farai del tuo meglio per soddisfare le sue esigenze.
Informazioni sul ristorante: fornisci dettagli importanti sul tuo ristorante, inclusi indirizzo, informazioni di contatto ed eventuali istruzioni o linee guida specifiche di cui i clienti dovrebbero essere a conoscenza (ad esempio, codice di abbigliamento, modalità di parcheggio).
Politica di cancellazione: comunica chiaramente la politica di cancellazione del tuo ristorante, comprese eventuali commissioni o scadenze applicabili. Ciò aiuta a gestire le aspettative e garantisce che i clienti siano consapevoli delle conseguenze della cancellazione o della mancata presentazione della prenotazione.
Informazioni di contatto: fornisci ai clienti un modo semplice per contattarti se hanno ulteriori domande o necessitano di apportare modifiche alla loro prenotazione. Assicurati di rispondere tempestivamente e professionalmente a qualsiasi richiesta.
Promemoria sull’upsell: se il tuo ristorante offre servizi o comodità aggiuntivi, come il parcheggio custodito, musica dal vivo o promozioni speciali, menzionali brevemente nell’e-mail per migliorare l’esperienza del cliente e incoraggiarlo a esplorare ulteriormente.
Chiusura educata: termina l’e-mail con una chiusura educata e amichevole, ad esempio “Non vediamo l’ora di servirti” o “Non vediamo l’ora di vederti”. Aggiungi il nome del tuo ristorante e, se appropriato, una firma digitale di un gestore o proprietario.
Sii tempestivo: dovrebbe trascorrere il minor tempo possibile dal momento in cui il tuo ospite effettua la prenotazione e il momento in cui riceve l’e-mail di conferma. Prima il tuo ospite riceve un’e-mail di conferma, meglio è.
Ottimizzazione per i dispositivi mobili: poiché la stragrande maggioranza delle e-mail vengono aperte su dispositivi mobili, è importante assicurarsi che le e-mail di conferma rispondano ai dispositivi mobili.
Follow-up: non dimenticare di inviare un’e-mail di follow-up più vicino alla data della prenotazione del tuo ospite, idealmente lo stesso giorno della prenotazione. Ciò scoraggia le mancate presentazioni consentendo ai tuoi visitatori la flessibilità di modificare le loro prenotazioni.
Non perdere le tue cancellazioni
Continua a comunicare con le tue prenotazioni cancellate: forse vorrebbero riprenotare un altro giorno? Contattali per rimanere in primo piano, mantieni i visitatori nella tua lista di email marketing (con il loro consenso) e invia loro e-mail promozionali o newsletter per i prossimi eventi.
Invoglia nuovi clienti a continuare a venire
Invia email di ringraziamento dopo la visita dei tuoi ospiti, chiedendo feedback. Con le recensioni post pasto puoi chiedere rapidamente ai clienti di valutare il tuo ristorante e lasciare una recensione. Se un ospite esprime insoddisfazione, contattalo immediatamente per sistemare le cose. Questa è la tua occasione per convertire gli ospiti occasionali in clienti abituali devoti.
Così il gioco è fatto! Non sottovalutare l’importanza dell’umile email. Tableo include modelli di email automatizzati e promemoria di follow-up giornaliero. Contattaci se desideri saperne di più.
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As the Marketing Manager at Tableo, Tamara brings over 25 years of experience in software marketing to the table. Always keen to keep up with the latest tech, she's got a knack for spotting trends and fine-tuning marketing strategies. When she’s off the clock, you’ll find her exploring new restaurants and indulging her love for great food in exotic locations.
